La gestión de programas es una opción profesional gratificante y bien remunerada, pero también puede ser un papel desafiante. Si acabas de conseguir tu primer trabajo de gestión de programas, o quieres saber si deberías dar el salto a una carrera de gestión de programas, es importante entender lo que implica la carrera. Tenga en cuenta estas 10 cosas que todo nuevo gestor de programas debe conocer antes de empezar a desempeñar un papel de gestión de programas.
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La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de proyectos
La gestión de proyectos consiste en planificar el trabajo, organizar las tareas y los recursos, controlar los procesos y alcanzar un objetivo específico. Ya sea la apertura de una nueva oficina, el lanzamiento de una nueva aplicación o la construcción de un estadio olímpico, los proyectos tienen un comienzo, un medio y un final definidos con un conjunto claro de objetivos.
La gestión de programas o programa gestión comercial gratis es diferente y generalmente mucho más amplia. Un director de programa puede supervisar varios proyectos a la vez, cada uno de los cuales puede tener su propio equipo y director de proyecto. El conjunto de esos proyectos puede formar parte de un programa más amplio diseñado para aportar algo de valor a la organización a lo largo del tiempo.
Esperar la incertidumbre
Los programas son inherentemente inciertos. Aunque se sepa cuál es el panorama general, cuando se empieza es sólo una declaración de visión. El camino exacto para llegar a ese punto, y los proyectos que se necesitarán durante un largo periodo de tiempo, es algo que hay que resolver sobre la marcha.
Empezarás con una planificación detallada de lo que sabes y construirás una imagen de cómo abordar el resto a medida que te acerques. Amplía progresivamente tus horizontes de planificación y entrega hasta que no puedas ir más lejos.
Reserve tiempo a intervalos regulares para planificar los siguientes pasos. También puedes aprovechar esta oportunidad para asegurarte de que sigues en el buen camino para aportar valor al negocio.
Cuidado con el agotamiento
Mientras que un proyecto puede terminar en un año aproximadamente, los programas pueden prolongarse aparentemente de forma indefinida.
Los directores de programa deben proteger a sus equipos contra el agotamiento. No se puede trabajar a toda velocidad sin parar, así que hay que asegurarse de que los miembros del personal tengan un tiempo de inactividad adecuado. Esto debe incluir periodos de tranquilidad en el trabajo con menos entregas y un tiempo adecuado fuera de la oficina para las vacaciones.
Gestione de cerca las bajas por enfermedad, vigile los informes de horas extraordinarias y esté atento al hecho de que el bienestar de su equipo es primordial si quiere reducir drásticamente la deserción y retener a su personal con talento durante toda la vida del programa.
Hay que controlar el ritmo
Cuando se ejecuta un programa que tiene una fecha de finalización lejana, es necesario gestionar el ritmo de trabajo. Es difícil mantener el impulso a lo largo de varios años, por lo que su función como gestor de programas es hacer malabarismos con las prioridades y los proyectos para que se obtengan resultados medibles con regularidad.
Mezcle las ganancias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos generales. Esto ayuda al equipo a ver que se está avanzando y asegura que hay algunas historias de éxito a corto plazo que compartir para mantener la motivación alta. Por último, ayuda a los inversores y a los directores ejecutivos a ver que se están haciendo progresos.
Forme a su equipo para el éxito
Los programas suelen aportar algo novedoso, único o transformador para una organización. Uno de los retos de trabajar en este tipo de iniciativas es que probablemente no se disponga de los conocimientos necesarios para llevar a cabo todas las tareas y proyectos requeridos.
Eso está bien y es de esperar. Tu trabajo como nuevo director de programa es asegurarte de que puedes mejorar, reciclar y desarrollar a las personas que tienes para que juntos podáis hacer frente a todas las necesidades de recursos.
Puede que haya algunas áreas en las que sólo necesite un determinado recurso durante un periodo limitado. Por ejemplo, no va a formar a uno de sus empleados para que conduzca una carretilla elevadora si esa es una habilidad que necesita sólo durante una semana. Sin embargo, si está transformando la forma en que se gestiona la presencia en línea de su empresa, probablemente sería valioso contar con habilidades de desarrollo de sitios web en la empresa junto con algunos conocimientos sobre las redes sociales o la optimización de los motores de búsqueda. Se trata de habilidades en las que la empresa va a confiar a largo plazo.