El material de oficina -papel, tóner, bolígrafos, carpetas, etc. – son uno de los pocos gastos en los que incurren casi todas las organizaciones. No importa si se trata de una organización sin ánimo de lucro, con ánimo de lucro, del sector público, grande o pequeña: lo más probable es que tenga que comprar suministros para apoyar sus operaciones.

Esta necesidad generalizada y común ha hecho que no falten fuentes para la compra de suministros oficina y papelería. En casi todas las tiendas de la esquina se puede encontrar un quita grapas, por no hablar de las grandes cadenas comerciales. Para las necesidades típicas de la oficina, cualquier proveedor comercial, grande o pequeño, le entregará directamente en su mesa. Y es difícil encontrar un programa de compras en grupo que no ofrezca algún tipo de material de oficina. El material de oficina es una simple necesidad para el funcionamiento de casi cualquier organización y hay muchos proveedores dispuestos a satisfacer esa necesidad.

Conozca en qué se gasta su dinero.

Parece obvio, ¿verdad? La realidad es que las organizaciones a menudo se sorprenden al descubrir lo poco que saben sobre el destino de su presupuesto de suministros de oficina. Esto implica saber dónde se gasta el dinero, y suele ser una combinación de muchas fuentes: tiendas minoristas, online, proveedores comerciales y gastos personales. Una rápida revisión de sus registros de cuentas por pagar debería permitirle conocer mejor qué fuentes representan una parte importante de su gasto total en suministros de oficina.

El origen de su suministro afecta a algo más que al precio que paga o a la calidad del producto que recibe. Salir corriendo a una gran tienda para aprovechar el precio del folleto de los bolígrafos BIC puede ahorrarle unos céntimos, pero le costará tiempo del personal y le expondrá potencialmente a los riesgos asociados a tener al personal en la carretera en lugar de en su lugar de trabajo. Los precios de las tiendas de un dólar son difíciles de superar… pero ¿Qué sabes de la calidad o del origen de esa caja de rotuladores fluorescentes que te acaba de ahorrar 2 dólares?

Le recomendamos que recurra a un socio de suministros de oficina establecido y orientado al servicio (uno que haya sido seleccionado mediante un proceso de selección estructurado, por supuesto). Una empresa de renombre ofrecerá una amplia selección de productos, herramientas de compra en línea, plazos de entrega cortos, capacidad de elaboración de informes y gestión de cuentas para satisfacer todas sus necesidades, al tiempo que mantiene unos costes manejables.

Entender lo que se está comprando

Esto empieza por tener claro lo que se considera incluido en el «material de oficina». Muchas organizaciones incluyen los productos básicos de limpieza de la oficina, la cocina y otros productos de limpieza en el presupuesto de suministros de oficina, y los proveedores se han apresurado a incluir esas líneas de productos en su discurso de ventas. La mayor parte de las veces, el material de oficina incluye artículos consumibles muy utilizados, como papel, tóner/tinta, bolígrafos, lápices, grapas y carpetas.

También suele incluir equipos y accesorios de oficina comunes, como papeleras, grapadoras, contenedores y aparatos tecnológicos sencillos. Algunas organizaciones incluso incluyen artículos raramente comprados pero de gran valor, como mobiliario de oficina, estanterías y productos informáticos más caros, como teclados y monitores.

Comprender la naturaleza de lo que se compra le ayudará a pensar en la mejor manera de enfocar la compra de estos diferentes tipos de artículos. Por ejemplo, en el caso de algunos artículos de uso común, considere la posibilidad de probar productos genéricos o de marca que suelen tener una calidad similar a un precio mucho menor.

Trabajar con su proveedor para obtener un presupuesto para una compra única de alto coste podría ser el mejor enfoque para las necesidades más ocasionales, como el mobiliario de oficina, el material impreso o la tecnología, en lugar de limitarse a comprar de un catálogo.

Conocer su perfil de compras es mucho más fácil si trabaja con un único proveedor comercial que pueda proporcionarle informes periódicos con los detalles de los artículos que compra. Utilice estos informes para identificar patrones y anomalías y para gestionar mejor estos gastos.

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